Automazione: come semplificare il flusso di lavoro

Automazione: come semplificare il flusso di lavoro

Una buona strategia di web marketing non può prescindere dall’automazione.

Cos’e’ l’automazione

Quando parliamo di automazione facciamo riferimento a quelle operazioni che, invece di essere affidate a un umano, vengono svolte direttamente da un software.

Conosciamo tutti i classici programmi utilizzati per l’invio di Newsletter (come, per esempio, MailChimp); questi, però, non sono classificabili come dei veri e propri software di automazione, perché non fanno altro che inviare in maniera massiccia le  mail ad una lista di contatti.

L’automazione è qualcosa di più.
Semplificando, abbiamo un’automazione in tutti quei processi del tipo “se succede questo, fai quello”.

Per capire la potenzialità delle automazioni, partiamo da questo caso “tipico”:

Vediamo la situazione “classico”: abbiamo un sito, e i visitatori ci scrivono un messaggio utilizzando il form di contatto. Ogni volta che ricevo un contatto, devo rispondere manualmente, scrivendo una mail di presentazione alla lead (cioè al potenziale cliente). Magari per chiedere qualche ulteriore informazione, o anche solo per presentare la mia persona, o attività!

Questo metodo, dato che è fatto “a manoni”, presenta diversi problemi.

Tempi lunghi

Il problema principale riscontrabile è che, se la lead ci scrive quando non siamo in ufficio (ad esempio nel fine settimana), oppure quando, per varie motivazioni, non riusciamo a leggere la mail in tempo, non risponderemo abbastanza rapidamente. Questo ritardo è molto penalizzante, perché il potenziale cliente potrebbe, nell’attesa, contattare, o esser contattato, dalla concorrenza.

Con una semplice automazione, invece, si evita questo rischio.  Posso far sì, infatti, che, ogni volta che qualcuno mi contatta, gli arrivi in tempo reale una mail di risposta; che potrebbe essere più o meno così:

 “Ciao, sono Mario della ditta TalDeiTali Srl, abbiamo ricevuto la tua richiesta e ti risponderemo il prima possibile (solitamente entro 24 ore lavorative). In caso di urgenze o problemi ti invito a contattarci al numero 123456789.
Ti contatteremo telefonicamente dal numero 123456789 e ti chiederemo […]. Ti invitiamo, dunque, a preparare […]

P.S. A volte le mail finiscono in spam: se non ricevi una risposta entro 48 ore ti invito a contattarci per telefono.”

Visto? Basta una piccola, e semplice, automazione per semplificare il lavoro e dare prova di competenza, efficienza e professionalità. Senza correre il rischio di perdersi per strada dei potenziali clienti.

L’automazione lavora per te

Ma le automazioni non sono solo invio di mail.

Ci sono infinite operazioni che possiamo permetterci grazie alle automatizzazioni, e all’uso dei vari software.

Vediamo qualche esempio.

  • Gestione dei processi di vendita
    Ogni volta che acquisiamo un cliente, in automatico il sistema lo cataloga come cliente, manda una mail per chiedere i dati di fatturazione, ci setta dei reminder, avverte il responsabile del cliente e l’amministrazione, ecc.
  • Contenuti dinamici
    Ogni volta che il cliente clicca un determinato link rispetto a un altro all’interno di una mail, succede qualcosa [se clicca A, fai C, se clicca B, fai D, ecc.]
  • Richiesta feedback
    Mandiamo una mail in cui chiediamo che ci venga lasciata una testimonianza e se la mail non viene aperta ne mandiamo un’altra dopo tot giorni (e poi un’altra ancora, se vogliamo…)
  • Gestire gli inviti agli eventi (dal vivo, o online):

Mandare in automatico gli inviti per un determinato evento, e in automatico ricontattare chi non ha aperto le mail o non ha risposto. Allo stesso tempo, sempre in automatico, mandiamo dei memo (via mail, whatsapp o SMS) a chi, invece, si è registrato. A evento terminato, potremo inviare, sempre in automatico, il questionario di gradimento agli ospiti.

Interfacciarsi con altri software

Ma l’automazione non si limita a questo…

Il nostro sistema, infatti, può interfacciarsi direttamente con altri software (per esempio quello della fatturazione, o il gestionale) e catalogare i nostri clienti; per esempio, in base a quanto hanno speso con noi. Così facendo, sarà molto più semplice intraprendere delle iniziative di marketing rivolte a chi è un nostro cliente affezionato; oppure a quello che non compra più (ex-cliente). Una campagna di riattivazione (esempio: “Ci manchi! Abbiamo riservato un’offerta per te, che ci hai dato fiducia in passato: usa questo buono sconto…”) potrebbe essere perfetta per riattivare un vecchio cliente!

Come vedi, questa è solo la punta dell’iceberg.

Quello che possiamo fare con l’automatizzazione non ha limiti!

Come dicevamo all’inizio di questo articolo, sono tutte cose che si potrebbero fare a mano, ma che richiederebbero una marea di tempo (e comunque, sarebbero praticamente impossibili da fare in tempo reale…).

I migliori software di automazione

 Rendere automatico parte del nostro lavoro non è il futuro, ma il presente!
Ma quali sono i migliori software, e quanto costano?

Innanzitutto, dobbiamo capire cosa vogliamo fare (vogliamo solo mandare delle sequenze di mail, oppure vogliamo anche gestire le vendite?).

È necessario, come prima cosa, ragionare sul nostro business. Considerando che le possibilità sono davvero infinite, come vogliamo interagire al meglio con i nostri clienti o potenziali clienti? Solo dopo aver chiaro quale sia il nostro obiettivo, potremo valutare qual è lo strumento più adatto alle nostre esigenze.

I sistemi base sono quelli per l’invio di newsletter, (o sequenze di mail predefinite). Personalmente non li consiglio, a meno che l’esigenza non sia, appunto, quella di mandare delle newsletter. Nel caso in cui doveste mandare solo quelle, la cosa importante da tenere a mente è che, in questi periodi in cui il tasso di ricezione è bassissimo per colpa dei filtri antispam che sono molto aggressivi, dobbiamo evitare che le nostre mail vadano a finire in spam! Dovremo dunque valutare l’uso di un software con un tasso di delivery che sia il più alto possibile (tra questi segnaliamo AWeber – prezzi a partire da 16,1 USD/mese per 500+ contatti).

Se, invece, vogliamo cominciare a fare sul serio, è bene optare per una soluzione più professionale. Noi usiamo Infusionsoft (ora ribrendizzato Keapprezzi a partire da 109,00 USD/mese per 1.000 contatti), uno dei migliori software di marketing automation per piccole e medie imprese, anche se ha piccolo difetto: è solo in inglese.
Per chi non mastica bene l’inglese consigliamo ActiveCampaign (link – a partire 25,00 USD/mese per 1.000 contatti), che è disponibile anche in italiano.

Integrare i software per aprirsi un mondo

Segui questo consiglio: perché tutto funzioni al meglio, integra software diversi!

Facciamo un esempio: noi abbiamo impostato un sistema per cui, quando una lead ci contatta, gli chiediamo di prenotarsi una call con Calendly (per inciso, un ottimo sistema per non stare a perdere tempo con segretarie, ecc. – anche questa è automazione) in modo che possa scegliere data e orario che preferisce (al netto delle disponibilità, ovviamente).

Nel caso in cui la persona non si prenoti l’appuntamento in autonomia, inviamo altri inviti a farlo (dopo la terza mail abbiamo impostato, invece, un’automazione che invia una mail al nostro account: “hey, Mario Rossi non ha interagito con le 3 richieste di prenotarsi una call con Calendly – chiamalo e organizzala tu!”). Se, invece, si prenota, succedono altre cose (ma non è questa la sede per spiegarle..). In questo caso, l’interazione deve avvenire tra due piattaforme diverse: ActiveCampaign e Calendly: dobbiamo quindi fare “parlare tra loro” i due software.

Piccolo appunto: dovremo, però, configurarle a modo, senza errori; oltre a pagarle entrambe.

Implementazione

Per finire, spendiamo due parole sull’implementazione.
Tutte le piattaforme di marketing automation non sono complesse da configurare, ma per l’uomo della strada a volte può risultare difficile. Per evitare di commettere errori, è sempre meglio farsi dare una mano dalla propria agenzia. Creare una buona campagna di automazione, insomma, non è come aprire una pagina Facebook o Instagram: servono competenze tecniche!

Spero che questa guida (basica, ma si spera utile) sia stata di tuo gradimento. Se vuoi approfondire l’argomento, contattaci.

Alla prossima!

QuoLAB
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